Bawaslu Jatim Dorong Pengelolaan Arsip yang Efektif lewat Ngopi Arsip

Jember – Badan Pengawas Pemilu (Bawaslu) Provinsi Jawa Timur menggelar Ngopi Arsip dengan tema “Pengelolaan Arsip Kunci Sukses Organisasi yang Efektif”  secara daring melalui Zoom Meeting, Selasa (03/02/2026). Pengelolaan arsip yang tertib dan profesional menjadi kunci bagi terwujudnya organisasi yang efektif dan akuntabel. Kegiatan ini diikuti oleh Divisi SDMO Diklat Bawaslu kabupaten/kota se-Jawa Timur.

Kegiatan ini menghadirkan Arsiparis Bawaslu Nganjuk, Fitri Duwi Hamidah, serta PIC Arsip Bawaslu Kabupaten Nganjuk, Nanda Dwi Esfika, sebagai narasumber. Diskusi difokuskan pada penguatan pemahaman bersama mengenai pentingnya pengelolaan arsip aktif sebagai upaya meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja organisasi.

Dalam pemaparannya, narasumber menjelaskan bahwa arsip aktif merupakan dokumen yang masih sering digunakan dalam kegiatan administrasi, manajerial, dan operasional. Pengelolaan arsip aktif yang baik dinilai mampu menjamin ketersediaan informasi secara cepat dan tepat, sekaligus mencegah risiko kehilangan arsip, kesalahan kerja, hingga permasalahan hukum.

Diskusi juga mengungkap sejumlah permasalahan yang kerap dihadapi dalam pengelolaan arsip, di antaranya proses pengelolaan surat keluar yang belum optimal, penataan arsip yang masih menunggu penginputan, serta belum adanya tanggapan dari dinas kearsipan. Menyikapi hal tersebut, narasumber mendorong percepatan pengelolaan arsip serta penataan arsip digital secara sistematis melalui pembuatan folder per divisi, termasuk pemisahan surat masuk dan surat keluar.

Melalui kegiatan ini, diharapkan pengelolaan arsip, baik fisik maupun digital, dapat dilakukan secara lebih tertib sesuai siklus pengelolaan arsip dan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Dengan demikian, arsip tidak hanya berfungsi sebagai bukti kegiatan organisasi, tetapi juga menjadi sumber informasi yang mendukung pengambilan keputusan serta memperkuat profesionalitas dan akuntabilitas kelembagaan.