Ngopi Arsip Bawaslu Jatim Bahas Penyusutan Arsip untuk Tingkatkan Efisiensi

Jember – Badan Pengawas Pemilu (Bawaslu) Provinsi Jawa Timur kembali menggelar Ngopi Arsip dengan tema “Penyusutan Arsip : Meningkatkan Efisiensi dan Mengurangi Resiko” secara daring melalui Zoom Meeting, Selasa (27/1/2026). Kegiatan ini diikuti oleh Divisi SDM Bawaslu kabupaten/kota se-Jawa Timur.

Penyusutan arsip didefinisikan sebagai kegiatan pengurangan jumlah arsip melalui tiga bentuk utama, yaitu pemindahan arsip inaktif, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, serta penyerahan arsip statis yang bernilai permanen kepada lembaga kearsipan.

Ahmad Fikri Faisal selaku Arsiparis Bawaslu Kabupaten Bojonegoro sekaligus narasumber pada kegiatan ini memaparkan bahwa pemindahan arsip inaktif dilakukan setelah arsip melewati masa retensi aktif sebagaimana diatur dalam Jadwal Retensi Arsip (JRA). 

Proses ini diawali dengan penyeleksian arsip, penataan fisik arsip sesuai asas asal-usul dan asas aturan asli, serta penyusunan daftar arsip inaktif. Selanjutnya, arsip dipindahkan dari unit pengolah ke unit kearsipan dengan disertai berita acara yang ditandatangani oleh pimpinan unit terkait.

Sementara itu, Umi Ma’rifah selaku PIC Arsip Bawaslu Kabupaten Bojonegoro menjelaskan bahwa pemusnahan arsip dilaksanakan terhadap arsip yang telah habis masa retensinya, tidak memiliki nilai guna, berketerangan dimusnahkan dalam JRA, serta tidak berkaitan dengan proses hukum. 

Pemusnahan dilakukan melalui tahapan pembentukan panitia penilai arsip, penilaian dan penyeleksian arsip, penyusunan daftar arsip usul musnah, hingga pelaksanaan pemusnahan secara menyeluruh. Seluruh proses pemusnahan wajib disaksikan pejabat berwenang dan dituangkan dalam berita acara, dengan dokumen pendukung disimpan sebagai arsip vital.

Selain pemindahan dan pemusnahan, penyusutan arsip juga mencakup penyerahan arsip statis, yaitu arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan dan bersifat permanen. Penyerahan arsip statis dilakukan melalui proses penyeleksian berdasarkan JRA, penyusunan daftar arsip usul serah, penilaian oleh panitia, verifikasi oleh lembaga kearsipan, hingga pelaksanaan serah terima yang dituangkan dalam berita acara.

Ahmad juga menyampaikan, melalui pelaksanaan penyusutan arsip yang sistematis dan sesuai prosedur, diharapkan pengelolaan arsip di lingkungan Bawaslu dapat berjalan lebih efektif, efisien, serta mendukung transparansi dan akuntabilitas kelembagaan.