Ngopi Arsip Bawaslu Jatim Bahas Perlindungan dan Pengamanan Arsip Vital

Jember – Badan Pengawas Pemilu (Bawaslu) Provinsi Jawa Timur kembali menggelar kegiatan “Ngopi Arsip” secara daring melalui Zoom Meeting, Selasa (3/3/2026). Diskusi kali ini mengangkat tema “Pengelolaan Arsip Vital; Strategi Perlindungan dan Pengamanan Informasi Penting” sebagai upaya memperkuat tata kelola kearsipan di lingkungan Bawaslu. Bawaslu Kabupaten Jember turut mengikuti kegiatan daring tersebut.

Kegiatan ini menghadirkan dua narasumber dari Bawaslu Kabupaten Situbondo, yakni arsiparis Vidita Goesdian D dan Ulfa Nur H. Keduanya memaparkan pentingnya pengelolaan arsip vital sebagai bagian dari perlindungan hak, kewajiban, serta keberlangsungan operasional lembaga.

Dalam pemaparannya, Vidita menjelaskan bahwa arsip vital merupakan arsip yang keberadaannya menjadi syarat dasar kelangsungan operasional organisasi dan tidak dapat tergantikan apabila rusak atau hilang. Arsip vital umumnya memuat informasi strategis yang berkaitan dengan status hukum, hak dan kewajiban, serta aset instansi.

Ia menambahkan, di lingkungan Bawaslu arsip vital terbagi dalam dua kategori utama, yakni arsip substantif dan arsip fasilitatif. Arsip substantif meliputi dokumen teknis pengawasan tahapan pemilu atau pemilihan, dokumen penanganan pelanggaran (administratif, pidana, dan etik), serta dokumen penyelesaian sengketa proses. Sementara arsip fasilitatif mencakup arsip hukum dan ketetapan, perencanaan, keuangan dan aset, data digital, hingga dokumen kepegawaian.

Selain membahas jenis arsip, kegiatan ini juga mengulas tahapan pengelolaan arsip vital yang dimulai dari proses identifikasi hingga pemberkasan. Tahapan tersebut meliputi pemeriksaan dokumen, pembuatan indeks berkas, tunjuk silang, pelabelan, penempatan arsip, hingga penyusunan daftar arsip vital.

Sementara itu, Ulfa Nur H menekankan pentingnya strategi perlindungan dan pengamanan arsip vital melalui langkah preventif seperti duplikasi arsip, pemencaran atau dispersal, serta penggunaan ruang penyimpanan khusus (vaulting).

Pengamanan arsip juga perlu didukung dengan sistem keamanan ruang penyimpanan, struktur bangunan yang aman dari potensi bencana, penggunaan ruang tahan api, serta ketersediaan perangkat alarm dan alat pemadam kebakaran.

Melalui kegiatan ini, Bawaslu Jawa Timur menegaskan komitmennya untuk terus memperkuat sistem kearsipan yang profesional dan tertib administrasi, sekaligus memastikan keamanan informasi penting lembaga dalam mendukung pelaksanaan tugas pengawasan pemilu.