Pengelolaan Arsip Inaktif Jadi Sorotan dalam Ngopi Arsip Bawaslu Jatim

Jember – Bawaslu Kabupaten Jember mengikuti kegiatan zoom meeting “Ngopi Arsip: Ngobrol Pintar Seputar Arsip” yang diselenggarakan oleh Bawaslu Provinsi Jawa Timur, Selasa (24/02/2026). Kegiatan Ngopi Arsip kali ini mengangkat tema terkait “Pengelolaan Arsip Inaktif: Strategi Efektif dan Tetap terkelola” sebagai upaya meningkatkan tertib administrasi dan akuntabilitas organisasi. 

Arsiparis Bawaslu Kota Probolinggo Uswatun Hasanah, S.Pd. dalam pemaparannya menegaskan, arsip inaktif bukan sekadar dokumen lama, melainkan aset penting yang memiliki nilai guna sebagai alat bukti sah dan referensi historis atas pelaksanaan tugas dan kegiatan organisasi.

Menurut Uswatun, pengelolaan arsip inaktif bertujuan menjamin ketersediaan arsip saat dibutuhkan, baik untuk kepentingan administrasi, audit, maupun pertanggungjawaban. Selain itu, pengelolaan yang baik juga menjaga keamanan dan keutuhan arsip agar tidak rusak, hilang, maupun disalahgunakan

Dari sisi efisiensi, pemindahan arsip yang sudah jarang digunakan ke unit kearsipan dinilai mampu mengurangi penumpukan di ruang kerja. Langkah tersebut membuat pengelolaan arsip lebih tertata serta memudahkan pengendalian dan penemuan kembali dokumen.

Dalam praktiknya, penataan arsip inaktif dilakukan melalui beberapa tahapan, mulai dari pemindahan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA), pemeriksaan fisik dan kelengkapan dokumen, pencatatan ke dalam daftar arsip inaktif, hingga penyimpanan dalam boks dan rak sesuai klasifikasi dan label yang konsisten.

Selain penataan, dibahas pula prosedur peminjaman arsip oleh pihak berwenang dengan mekanisme pengendalian tertentu, serta pentingnya pemeliharaan berkala untuk menjaga kebersihan, kondisi ruang penyimpanan, dan keamanan arsip. 

Melalui kegiatan ini, diharapkan kesadaran akan pentingnya pengelolaan arsip inaktif semakin meningkat guna mendukung tata kelola organisasi yang transparan dan akuntabel.