Ngopi Arsip Bawaslu Jatim Bahas Pengelolaan Arsip Terjaga

Jember – Badan Pengawas Pemilu (Bawaslu) Provinsi Jawa Timur menggelar kegiatan Ngopi Arsip (Ngobrol Pintar Seputar Arsip) dengan tema “Pengelolaan Arsip Terjaga : Arsip Terjaga, Sejarah Terpelihara” secara daring, Rabu (15/4/2026). Kegiatan ini diikuti jajaran Divisi SDM 38 Bawaslu kabupaten/kota se-Jawa Timur.

Kegiatan tersebut menghadirkan narasumber Ratna Diah Fatmawati, PIC arsip Bawaslu Kota Surabaya. Dalam pemaparannya, ia menjelaskan bahwa arsip terjaga merupakan arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan keberlangsungan hidup bangsa sehingga harus dijaga keutuhan, kemanan dan keselamatannya.

Ratna menyampaikan bahwa pengelolaan arsip terjaga memiliki dasar hukum yang jelas, diantaranya Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Peraturan ANRI Nomor 41 Tahun 2015 tentang Pengelolaan Arsip terjaga, serta Perbawaslu Nomor 10 Tahun 2020 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis.

Selain itu, Ratna memaparkan bahwa pengelolaan arsip terjaga dilakukan melalui beberapa tahapan, yaitu identifikasi, pemberkasan, pelaporan, dan penyerahan arsip. Pada tahap pemberkasan, arsip ditata berdasarkan sistem subjek melalui proses pemberian indeks, kode klasifikasi, hingga penyimpanan secara sistematis.

Selanjutnya, arsip terjaga wajib dilaporkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) paling lama satu tahun setelah kegiatan berlangsung. Setelah dilaporkan, salinan autentik arsip kemudian diserahkan kepada ANRI dengan dilengkapi berita acara serah terima sebagai bentuk pertanggungjawaban pengelolaan arsip.

Melalui kegiatan Ngopi Arsip ini, diharapkan jajaran Bawaslu kabupaten/kota di Jawa Timur semakin memahami pentingnya pengelolaan arsip terjaga sebagai bagian dari akuntabilitas kelembagaan sekaligus menjaga rekam jejak sejarah organisasi.