Bawaslu Jember Ikuti “Ngopi Arsip” Bahas Konsep Dasar Kearsipan

Jember – Bawaslu Kabupaten Jember mengikuti kegiatan zoom meeting yang digelar oleh Bawaslu Provinsi Jawa Timur, Selasa (13/01/1016). Kegiatan ini merupakan rangkaian “Ngopi Arsip: Ngobrol Pintar Seputar Arsip” yang digagas oleh Divisi SDMO dan Diklat Bawaslu Provinsi Jawa Timur.

Tema yang diangkat “Konsep Dasar Kearsipan” dimana membahas terkait definisi arsip, kearsipan dan manajemen arsip. Selain itu juga memaparkan terkait fungsi dan manfaat arsip, jenis arsip dan pengarsipan di aplikasi Srikansi. 

Arsip bukan sekadar tumpukan kertas usang, melainkan rekaman vital dari setiap peristiwa dan kebijakan yang dibuat oleh lembaga negara maupun perorangan dalam kehidupan berbangsa. Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, arsip yang tercipta dari lembaga negara atau menggunakan dana negara merupakan aset milik negara yang wajib dilindungi. 

Irfan Ulwan selaku Arsiparis Bawaslu RI menjelaskan bahwa di lingkungan Bawaslu, penyelenggaraan kearsipan menjadi instrumen krusial dalam menjamin ketersediaan informasi yang autentik, utuh, dan terpercaya sebagai bentuk pertanggungjawaban.

Dalam pelaksanaannya, penyelenggaraan kearsipan didukung oleh empat pilar utama, yakni organisasi kearsipan, sumber daya manusia yang kompeten, sarana prasarana yang memadai, serta dukungan pendanaan.

Struktur organisasi kearsipan di Bawaslu sendiri terbagi secara sistematis mulai dari Unit Kearsipan I sebagai pusat utama di bawah Sekretariat Jenderal, hingga Unit Kearsipan II dan III yang mencakup tingkat Provinsi serta Kabupaten/Kota. Pembagian peran ini memastikan bahwa kebijakan sistem kearsipan dinamis yang ditetapkan oleh Ketua Bawaslu dapat terimplementasi hingga ke unit terkecil.

“Seiring perkembangan teknologi informasi, jenis arsip kini tidak lagi terbatas pada media konvensional seperti kertas, foto, dan film, tetapi juga merambah ke ranah media baru. Arsip digital, baik yang lahir secara digital (born digital) maupun hasil digitasi (reborn digital), kini menjadi bagian integral dalam sistem kearsipan modern,” kata Irfan.

Terlepas dari medianya, setiap arsip harus memiliki karakteristik yang kuat pada aspek struktur, isi, dan konteks agar dapat dikomunikasikan secara efektif dan sah secara hukum.

Dengan tata kelola yang profesional, arsip akan tetap berfungsi sebagai bukti sejarah yang kokoh sekaligus instrumen pengambilan keputusan yang akurat bagi masa depan organisasi.