Bawaslu Jember Manfaatkan Masa Jeda Pemilu untuk Penataan Arsip Strategis

Jember – Senin 28-juli-2025. Di saat masa Uji Petik PDPB dan ditengah masa jeda tahapan pemilu, Bawaslu Kabupaten Jember mengambil langkah strategis dengan memanfaatkan waktu untuk melakukan penataan arsip. Langkah tersebut diambil sebagai bentuk yang sangat penting untuk kelembagaan dan kesiapan menghadapi pemeriksaan di masa mendatang (28/7).

Koordinator Sekretariat Bawaslu Kabupaten Jember, Aris Hadi Saputra, S.Si. menjelaskan bahwa saat tahapan Pemilu berlangsung, waktu untuk pengelolaan arsip sangat terbatas. Oleh karena itu, saat ini sangatlah bisa kita manfaatkan untuk menata dan merapikan seluruh dokumen penting lembaga sekaligus menginventarisir retensi arsip yang sesuai jangka waktu.

“Selama tahapan, ritme kerja sangat padat dan fokus terpecah ke banyak hal baik kegiatan-kegiatan kelembagaan maupun pengawasan melekat. Saat tidak ada tahapan seperti sekarang, ini momentum yang tepat untuk membenahi urusan administrasi, khususnya pengelolaan arsip,” ujar Aris, Senin (28/7).

Ia menegaskan berkas di lingkungan Bawaslu Jember memiliki urgensi yang sama. Mulai dari surat masuk dan keluar, Surat, Pertanggungjawaban (SPJ) perjalanan dinas dan kegiatan, hingga dokumen penyelesaian sengketa serta penanganan pelanggaran.

“Semua dokumen itu sqngat penting. Jika sewaktu-waktu ada pemeriksaan dari Bawaslu RI, kami harus siap. Karena itu, pengarsipan harus rapi, terdokumentasi baik, dan mudah diakses,” tambahnya.

Bawaslu Jember akan melakukan sistem pengarsipan secara manual dan digital. Kombinasi ini dinilai mampu mengoptimalkan kerapian dan keamanan dokumen.

“Digitalisasi kami dorong, tapi tetap ada cadangan fisik agar semua arsip aman dan terdokumentasi ganda,” jelas Aris.

Lebih lanjut, ia mengungkapkan bahwa kantor Bawaslu Jember sudah memiliki ruang arsip yang cukup aman meskipun bisa dikatakankurang luas dengan jumlah kecamatan yang berjumlah 31 kecamatan.

Langkah ini menunjukkan keseriusan Bawaslu Jember dalam menjaga Integritas Kelembagaan, tidak hanya saat masa tahapan, tetapi juga di balik layar dengan penguatan administrasi dan dokumentasi kelembagaan.