Lewat Ngopi Arsip, Bawaslu Jember Perkuat Organisasi Kearsipan

Jember – Bawaslu Kabupaten Jember mengikuti kegiatan zoom meeting “Ngopi Arsip: Ngobrol Pintar Seputar Arsip” yang diselenggarakan oleh Bawaslu Provinsi Jawa Timur, Selasa (20/01/2026). Kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan pemahaman jajaran Bawaslu terkait pengelolaan kearsipan.

Kali ini tema yang diangkat tentang “Organisasi Kearsipan” dengan menghadirkan Arsiparis Bawaslu Kota Blitar, Silvi Apriliana Sari sebagai narasumber. Materi yang disampaikan meliputi  struktur organisasi kearsipan Bawaslu, asas penyelenggaraan kearsipan, serta peran sumber daya manusia dan sarana prasarana pendukung.

Silvi menjelaskan bahwa organisasi kearsipan Bawaslu terbagi dalam Unit Pengolah dan Unit Kearsipan yang tersusun secara berjenjang mulai dari tingkat pusat hingga kabupaten/kota. Struktur ini dirancang untuk memastikan pengelolaan arsip berjalan sistematis, tertib, dan sesuai dengan kebijakan kearsipan Bawaslu.

Selain struktur organisasi, Silvi juga menekankan petingnya kompetensi SDM serta ketersediaan sarana dan prasarana pendukung. Menurutnya, pengelolaan arsip yang baik akan mendukung akuntabilitas lembaga serta mempermudah penyediaan informasi yang autentik dan terpercaya.

Dalam kegiatan tersebut juga dibahas alur serah terima arsip dari Unit Pengolah kepada Bagian Administrasi. Unit Pengolah berkewajiban menyusun daftar arsip yang akan diserahkan, kemudian menyerahkan daftar beserta arsip untuk dilakukan proses verifikasi.

Selanjutnya, Bagian Administrasi melakukan pengecekan kesesuaian antara daftar arsip dan fisik berkas, serta menyusun Berita Acara Serah Terima Arsip rangkap dua untuk Unit Pengolah dan arsip administrasi. Arsip yang telah diterima kemudian dipindahkan ke ruang arsip dan ditata dalam box arsip inaktif sesuai ketentuan.

Sebagai tahap akhir, seluruh arsip inaktif dicatat secara tertib dalam buku register arsip inaktif guna menjamin ketertiban administrasi, kemudahan penelusuran arsip, serta penerapan prinsip akuntabilitas dan tata kelola kearsipan yang baik.

Melalui kegiatan Ngopi Arsip ini, diharapkan seluruh jajaran Bawaslu, termasuk Bawaslu Jember, semakin memahami pentingnya pengelolaan kearsipan dan mampu menerapkan tata kelola arsip yang profesional sebagai bagian dari penguatan kelembagaan.